Un rôle est un ensemble de droits qui détermine, pour le ou les utilisateurs auquel il est attribué, ce qu'ils peuvent voir et/ou faire sur votre espace collaboratif Ezus.
Il existe des rôles déjà créés par défaut, qu'il vous suffit ensuite d'assigner à vos collaborateurs. Si besoin, vous pouvez également créer des rôles personnalisés en fonction de l'organisation au sein de votre société.
💡 La personnalisation des rôles est uniquement accessible avec un abonnement Premium et supérieur.
1. Quels sont les rôles par défaut ?
Parce que nous savons que vous travaillez avec des profils variés, que vous recrutez parfois sur de courtes durées et que vos données sont précieuses, nous avons créé quatre rôles par défaut.
Voici, en un coup d'œil, ce que chacun peut faire :
| Super-Admin | Administrateur | Utilisateur | Collaborateur |
Travailler sur ses propres dossiers | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Finaliser ou supprimer une facture de vente | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Clôturer un projet | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Voir les projets/clients/fournisseurs des autres | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Attribuer projets/clients/fournisseurs | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Modifier les catégories & destinations | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Supprimer (projets, clients, fournisseurs, produits) | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Exporter les données | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Modifier les champs personnalisés | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Modifier les paramètres généraux | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Gérer les paramètres de la boîte mail | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Gérer l'équipe (rôles, ajout/suppression) | ✅ | ✅ * | ❌ | ❌ |
Gérer l'abonnement | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
* L'Administrateur peut gérer tous les membres sauf le Super-Admin, qui est le titulaire du compte de l'entreprise.
En résumé :
1. Le Super-Admin peut tout faire. Il gère l'équipe sur l'espace collaboratif de l'entreprise et gère les formules d'abonnement.
2. L'Administrateur a les mêmes droits que le Super-admin, la seule différence étant qu'il ne peut pas modifier ou supprimer les Super-admin de l'espace de travail.
3. L'Utilisateur peut intervient sur les dossiers de l'ensemble de l'équipe mais ne peut pas administrer l'espace : ni exporter, ni supprimer, ni modifier les paramètres de configuration.
4. Le Collaborateur bénéficie d'un périmètre plus restreint : il n'intervient que sur ses propres dossiers, sans voir ni attribuer ceux des autres. Il ne peut pas finaliser une facture de vente, ni clôturer un projet. Ce rôle est particulièrement adapté aux apporteurs d'affaires par exemple.
2. Les rôles personnalisés
En plus des quatre rôles par défaut, Ezus vous permet de créer vos propres rôles pour coller au plus près de l'organisation de votre équipe.
💡 Vous pouvez créer autant de rôles personnalisés que nécessaire.
Seuls les Super-Admins et les Administrateurs peuvent créer et modifier les rôles.
Pour cela, rendez-vous dans Paramètres > Équipe et cliquez sur le bouton "Personnaliser les rôles des utilisateurs".
Deux manières de procéder selon votre besoin :
Vous souhaitez modifier un rôle déjà existant
Sélectionnez le rôle concerné dans le menu déroulant, puis ajuster les permissions nécessaires.
⚠️ Dès l'enregistrement, la modification est répercutée instantanément sur l'ensemble des utilisateurs rattachés à ce rôle.
Vous souhaitez créer un nouveau rôle
Cliquez sur le bouton rose +.
Nous vous suggérons d'utiliser un nom explicite, comme dans l'exemple ci-dessus.
Sélectionnez ensuite le rôle existant duquel partir (celui dont le niveau de permissions est le plus proche), puis ajustez les permissions souhaitées.
Le paramétrage y est plus fin que celui des rôles par défaut : vous autorisez ou restreignez précisément chaque action selon les besoins de votre équipe.
Une fois le rôle créé, n'oubliez pas de l'affecter aux utlisateurs concernés. Pour cela, cliquez sur le bouton "Retour à la gestion des utilisateurs".
3. Comment attribuer les rôles aux utilisateurs ?
Pour en savoir plus sur comment inviter un collaborateur à rejoindre votre espace Ezus, consultez notre article ✍️ Ajouter un nouvel utilisateur.
Un rôle peut être attribué de deux façons :
À la création d'un utilisateur : cliquez sur le bouton rose « Ajouter un nouvel utilisateur », puis renseignez a minima les champs comme ci-dessous :
Pour un utilisateur déjà existant : cliquez sur l'icône à droite du rôle pour le modifier, comme di-dessous :
