La messagerie Ezus vous permet de :
Centraliser tous vos échanges avec vos clients dans une boîte mail collaborative dans le logiciel Ezus
Envoyer des emails pré-complétés avec les informations issues du projet à vos clients (grâce à nos modèles tout faits !)
Conserver un historique d'échanges par Projet et Client, afin d'assurer un meilleur suivi
Découvrons ensemble comment simplifier la communication avec vos clients en envoyant des e-mails automatiques et personnalisés depuis Ezus.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la messagerie côté fournisseurs, c'est par ici ✍️ Centraliser les communications avec vos fournisseurs via la messagerie Ezus
1. Utilisation générale
Ezus propose deux options :
Une boîte mail hébergée par Ezus (sur le domaine Ezus)
Un synchronisation avec votre boîte mail Gmail ou Outlook
Si vous connectez votre compte Gmail ou Outlook, les e-mails envoyés et reçus depuis Ezus seront également visibles dans votre boîte de réception Gmail/Outlook. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre article dédié ✍️ Comment connecter son adresse Gmail / Outlook à Ezus.
Les conversations sont automatiquement associées au client et au projet concernés dans Ezus, afin de faciliter le suivi.
⚠️ Un thread peut être soit lié à un/des fournisseurs soit lié à un client mais ne peut pas être lié à la fois à un client + fournisseur(s).
Il existe plusieurs endroits à partir desquels vous pouvez envoyer des emails :
Depuis un projet
Via le bouton correspondant, sur le panneau latéral gauche : soit au niveau global, ou au niveau de votre client.
💡 Si plusieurs contacts sont renseignés pour votre client, par défaut Ezus ciblera le mail du premier contact lorsque vous cliquez sur l'icône enveloppe. Si vous souhaitez cibler un autre contact, cliquez sur les trois petits points à droite de celui-ci puis sur le bouton "Envoyer un email".
Depuis la fiche Client :
Depuis la Messagerie
Accessible en haut à droite de l'icône roue crantée, en cliquant sur le bouton rose "Nouvelle conversation".
Cliquez sur le bouton pour basculer du mode Fournisseurs (par défaut) vers le mode Client :
Dès lors que vous créer une nouvelle conversation, nous vous demanderons de sélectionner (ou de vérifier) le(s) Projet(s) et le Client associés afin de :
Retrouver les conversations dans votre projet et fiches Clients.
Récupérer via les variables les informations des Projets et Clients liés dans le corpus du mail.
Pré-remplir automatiquement le mail des contacts (ou du contact principal) rattaché(s) à votre Client dans le champ Destinataire.
💡 Vous pouvez lier plusieurs Projets à une conversation mail, mais qu'un seul client.
2. Les fonctionnalités essentielles de la messagerie
L'icône étoile "Suivre la conversation" vous permet de retrouver plus facilement certaines conversations afin de les déplacer dans l'onglet "Messages suivis"
En marquant vos conversations avec l'icône "Archiver la conversation", celles-ci seront conservées mais déplacées dans l'onglet "Messages archivés" afin de vous permettre de faire du tri dans votre boite de réception.
La roue crantée en haut à droite vous permet de modifier le(s) Projet(s) ou Client liés à la conversation si besoin.
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche à gauche pour retrouver plus facilement une conversation.
Les différentes pastilles :
La pastille rose signifie que c'est un nouveau message non lu par l'utilisateur sur Ezus.
La pastille bleue signifie que le mail a bien été envoyé et qu'il n'a pas encore été lu par le destinataire.
La pastille bleue ciel signifie que le mail a été lu par son destinataire.
3. Comment personnaliser mes modèles de mail ?
Afin de gagner du temps, nous vous recommandons de créer des modèles de mails types.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Modèles", puis cliquez sur le bouton rose "Créer un modèle" en bas à droite.
Nous vous préconisions de saisir un Titre parlant pour vous et vos équipes, afin de vous aider à le retrouver plus facilement dans votre bibliothèque de modèles.
Saisissez ensuite l'Objet de votre mail type, puis vous pouvez coller le corps du mail dans la partie Message.
Afin que les informations liées à votre projet puissent être automatiquement renseignées lors de la génération de votre mail, il vous faudra insérer des balises dans votre modèle. Une balise se compose d'un nom d'attribut entouré de doubles dollars : $$nom_attribut$$.
Par exemple, la balise $$this.contact.first_name$$ renverra le prénom du destinataire (le contact sélectionné), tandis que la balise $$user.first_name$$ correspond au prénom de l'utilisateur Ezus qui enverra le mail (vous-même ou un membre de votre équipe).
Vous l'aurez compris, toute balise commençant par la mention "this" est liée aux informations de votre client, tandis que les balises commençant par "user" sont liées à vos propres informations.
Retrouvez toutes nos balises disponibles ici.
Une fois votre modèle de mail terminé, n'oubliez pas de l'enregistrer en bas à droite !
4. FAQ
Est-ce que toute l'équipe a accès aux mails envoyés ?
Dès lors qu'un utilisateur a accès à la fonctionnalité, il pourra effectivement consulter tous les mails envoyés par tous les membres de votre équipe.Il y a donc deux cas de figure :
- Accès complet à la messagerie
- Aucun accès à la messageriePour plus de détails sur la gestion des accès, veuillez consulter notre article ✍️ Comment activer la messagerie ?
Y'a t-il une limite aux envois d'emails ?
Non. L'accès à la fonctionnalité Messagerie n'est en revanche disponible que pour nos clients ayant souscrit à l'abonnement Premium.
Quelles sont les améliorations à venir sur cette Messagerie via Ezus ?
Nous travaillons sur une prochaine version de la fonctionnalité qui vous permettra notamment d'enrichir le texte de vos messages (gras, italique, police etc...) ; d'ajouter une signature ; de pouvoir enregistrer des brouillons ; gérer les PJ ; planifier des envois de mails et bien d'autres.
5. Quelques exemples de mails pré-remplis
(à venir)