Importar sus datos al programa puede tener mucho sentido y ayudarle a empezar a utilizar Ezus lo antes posible, sin embargo, depende del tipo de datos que desee importar y de cómo estén estructurados. A veces, hacer toda o parte de la importación a mano puede hacer que el proceso sea más lento.
Existen tres casos principales a la hora de decidir si debe optar por obtener una importación de datos :
1. Está cambiando desde otro software y ha exportado los datos de éste.
Este es el caso más sencillo, ya que si ha podido exportar los datos como un archivo Excel o CSV podremos importar la mayor parte de la información directamente permitiéndole centrarse en los demás aspectos de incorporarse a Ezus mientras utiliza los proveedores con los que está familiarizado.
💡 Según las normas GDPR de la Unión Europea, las empresas están obligadas a proporcionarle una exportación de sus datos legible por máquina. Tu contrato con ellos también suele indicarlo.
Algunas empresas no desean darle sus datos, pero recordárselo suele acelerar las cosas 😉.
En el caso de que tengas estos datos por favor envíaselos a tu gestor de cuenta o persona encargada de la importación para que puedan echarle un vistazo.
2. Ya tiene una base de datos "casera".
Este caso puede ser sencillo o relativamente complicado dependiendo de cómo se haya estructurado.
Lo primero que puedes hacer es enviársela a tu gestor de cuenta o a la persona encargada de la importación. Como hemos visto muchas importaciones de datos, podremos examinar los datos y ver si son importables directamente por nosotros, al menos en parte, y cómo podemos ayudarle a ahorrar algo de tiempo.
En general, para que un archivo sea importable tiene que estar agrupado en un único archivo y pestaña. Es decir, todos los proveedores en una sola pestaña y no dispersos, y también tiene que estar organizado en filas.
Por ejemplo, en una ficha de cliente, cada fila corresponde a un único cliente. Si hay información de contacto múltiple, debe estar en una sola línea o en un archivo separado y vinculada con referencias.
Si ya dispone de una base de datos, una importación puede tener mucho sentido, pero es importante recordar que el objetivo de una importación es ahorrar tiempo en la configuración. Así que nuestra recomendación es importar todo lo que sea fácilmente importable antes de pasar a terminar el catálogo en el software.
3. No tiene base de datos.
En este caso, le recomendamos que lea este artículo y que consulte la plantilla de archivo del artículo para obtener información sobre cómo rellenar el documento.
Sin embargo, es importante preguntarse si es una buena idea hacer todo este proceso manualmente o si tal vez tiene sentido saltarse la importación y hacerlo directamente en el software.
Esto le permite asegurarse de que sus datos están limpios y añadir los proveedores que realmente utiliza.
No dude en hablar con su gestor de cuenta o con la persona encargada de la importación para ver si una importación tiene sentido para usted.