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Gestión de los derechos de usuario

Defina los permisos de su equipo para garantizar la protección de sus datos

Un rol es un conjunto de derechos que determina, para el o los usuarios a los que se asigna, lo que pueden ver o hacer en su espacio colaborativo Ezus.

Existen roles ya creados por defecto, que solo tiene que asignar a sus colaboradores. Si lo necesita, también puede crear roles personalizados en función de la organización de su empresa.

💡 La personalización de roles solo está disponible con una suscripción Premium o superior.

1. ¿Cuáles son los roles por defecto?

Como sabemos que trabaja con perfiles variados, que a veces contrata por periodos cortos y que sus datos son valiosos, hemos creado cuatro roles por defecto.

Esto es lo que puede hacer cada uno, de un vistazo:

Super-Admin

Administrador

Usuario

Colaborador

Trabajar en sus propios proyectos*

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Finalizar o eliminar una factura de venta

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Cerrar un proyecto

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Ver los proyectos/clientes/proveedores de los demás

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Asignar proyectos/clientes/proveedores

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Modificar las categorías y los destinos

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Eliminar (proyectos, clientes, proveedores, productos)

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Exportar los datos

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Modificar los campos personalizados

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Modificar la configuración general

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Gestionar la configuración del buzón de correo

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Gestionar el equipo (roles, añadir/eliminar)

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Gestionar la suscripción

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* Los «expedientes propios» de un usuario son los proyectos de los que es comercial o jefe de proyecto.

** El Administrador puede gestionar a todos los miembros excepto al Super-Admin, que es el titular de la cuenta de la empresa.

En resumen:

  1. El Super-Admin puede hacerlo todo. Gestiona el equipo en el espacio colaborativo de la empresa y administra los planes de suscripción.

  2. El Administrador tiene los mismos derechos que el Super-Admin, con la única diferencia de que no puede modificar ni eliminar a los Super-Admin del espacio de trabajo.

  3. El Usuario trabaja en los expedientes de todo el equipo, pero no puede administrar el espacio: no puede exportar, eliminar ni modificar los ajustes de configuración.

  4. El Colaborador cuenta con un ámbito más restringido: solo interviene en sus propios proyectos, sin ver ni asignar los de los demás. No puede finalizar una factura de venta ni cerrar un proyecto.

2. Los roles personalizados

Además de los cuatro roles por defecto, Ezus le permite crear sus propios roles para adaptarse lo mejor posible a la organización de su equipo.

💡 Puede crear tantos roles personalizados como necesite.

Solo los Super-Admin y los Administradores pueden crear y modificar los roles.

Para ello, vaya a Ajustes > Equipo y haga clic en el botón «Personalizar los roles de los usuarios».

Dos formas de proceder según su necesidad:

  • Desea modificar un rol ya existente

Seleccione el rol en cuestión en el menú desplegable y, a continuación, ajuste los permisos necesarios.

⚠️ En cuanto guarde, la modificación se aplica instantáneamente a todos los usuarios vinculados a este rol.

  • Desea crear un nuevo rol

Haga clic en el botón rosa +.

Le sugerimos que utilice un nombre explícito, como en el ejemplo anterior.

A continuación, seleccione el rol existente del que desea partir (aquel cuyo nivel de permisos sea el más cercano) y ajuste los permisos deseados.

La configuración aquí es más detallada que la de los roles por defecto: usted autoriza o restringe con precisión cada acción según las necesidades de su equipo.

Entender el nivel «Objetos pertenecientes al usuario»

Para los proyectos, algunos permisos ofrecen un nivel limitado a los proyectos del usuario:

  • Objetos pertenecientes al usuario: los proyectos de los que el usuario es comercial o jefe de proyecto;

  • Objetos pertenecientes al usuario o no asignados: esos mismos proyectos, más los que no tienen ni comercial ni jefe de proyecto.

Este nivel se aplica a la lista de proyectos, al propio proyecto, al calendario y a los viajeros

Una vez creado el rol, no olvide asignarlo a los usuarios correspondientes. Para ello, haga clic en el botón «Volver a la gestión de usuarios».

Los permisos que condicionan ciertas acciones

Algunas acciones dependen de un permiso concreto. Si uno de sus compañeros no ve un botón o no puede guardar un cambio, compruebe su rol:

Acción

Permiso necesario

Modificar las compras de un proyecto (proveedores, facturas, pagos), tanto en el proyecto como en Finanzas > Compras y en la ficha del proveedor

Facturas de compras: modificación

Eliminar una factura de compra o un pago a proveedor

Facturas de compras: eliminación

Modificar, eliminar o asignar un rol

Facturación y Equipo

Configurar el Espacio Cliente por defecto, guardar o duplicar una plantilla de página web

Modelos de documentos: modificación

Añadir un webhook

Ajustes: modificación

Ver la cuenta de Stripe de la agencia

Enlace de pago

Eliminar la cuenta de Stripe de la agencia

Enlace de pago y Ajustes: modificación

Aplicar un grupo de temporadas a productos

Productos y Paquetes: modificación

⚠️ Sin el permiso de modificación de las facturas de compra, las compras se muestran en modo de solo lectura: una celda bloqueada muestra un mensaje de falta de permisos. Un rol autorizado a modificar pero no a eliminar puede actualizar las compras, pero ya no puede eliminar facturas ni pagos.

3. ¿Cómo asignar los roles a los usuarios?

Para saber más sobre cómo invitar a un colaborador a unirse a su espacio Ezus, consulte nuestro artículo ✍️ Agregue un nuevo usuario.

Un rol puede asignarse de dos formas:

  • Al crear un usuario: haga clic en el botón rosa «Añadir un nuevo usuario» y, a continuación, rellene como mínimo los campos que se muestran a continuación:

  • Para un usuario ya existente: haga clic en el icono situado a la derecha del rol para modificarlo, como se muestra a continuación:

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