Si su agencia utiliza QuickBooks para su contabilidad, puede conectar ambas herramientas a través de la API de Ezus. Cada una mantiene su función:
Ezus sigue siendo la referencia para sus datos comerciales: clientes, proveedores, proyectos, presupuestos, márgenes y facturas.
QuickBooks sigue siendo la referencia para la contabilidad y la tesorería: libro mayor, IVA, conciliación bancaria e informes financieros.
La conexión se basa en un conector (desarrollo a medida o plataforma de integración) que hace circular los datos entre ambas herramientas.
Qué se sincroniza
De Ezus a QuickBooks:
sus clientes y proveedores;
sus facturas de venta y notas de crédito;
sus facturas de proveedor, con su PDF.
De QuickBooks a Ezus:
los pagos recibidos de sus clientes;
los pagos realizados a sus proveedores.
💡 Cada factura está vinculada a su proyecto en Ezus. De este modo, sus proyectos pueden asociarse a proyectos o clases en QuickBooks para seguir la rentabilidad por expediente.
Ventas: de la factura finalizada al pago
En Ezus: finaliza una factura de venta o una nota de crédito en un proyecto.
El conector recupera la factura: líneas, IVA, totales, enlace al PDF y datos del cliente.
En QuickBooks: se encuentra (o se crea) el cliente y se registra la factura con su PDF adjunto.
En Ezus: los pagos recibidos aparecen en el proyecto y la factura pasa al estado pagada.
Compras: de la factura de proveedor al pago
En Ezus: adjunta el PDF de una factura de proveedor a su proyecto y a su proveedor.
El conector recupera la factura: importes, fecha de vencimiento, enlace al PDF y datos del proveedor.
En QuickBooks: se encuentra (o se crea) el proveedor y se registra la factura de proveedor con su PDF.
En Ezus: los pagos realizados en QuickBooks actualizan la factura de proveedor.
Para integradores: detalles técnicos
Cada flujo se apoya en rutas existentes de la API de Ezus:
Flujo | Sentido | Objeto QuickBooks | Rutas Ezus |
Clientes | Hacia QuickBooks |
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Facturas y notas de crédito | Hacia QuickBooks |
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Pagos de clientes | Hacia Ezus |
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Proveedores | Hacia QuickBooks |
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Facturas de proveedor | Hacia QuickBooks |
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Pagos a proveedores | Hacia Ezus |
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💡 Para recuperar una factura, realice dos llamadas. La ruta en plural (/invoices) devuelve la lista de facturas y permite identificar las que hay que transmitir, por ejemplo con el filtro ?stage=completed. La ruta en singular (/invoice) devuelve a continuación el detalle completo de una factura: líneas, IVA, totales, enlace al PDF.
El mismo principio se aplica a las facturas de proveedor, a los clientes y a los proveedores.
Los flujos inversos también son posibles: clientes, proveedores y facturas de proveedor pueden crearse desde QuickBooks mediante las rutas de upsert correspondientes.
En ventas, el estado de la factura se actualiza mediante PUT /invoices-update.
Principios de diseño:
Sincronización a su ritmo: en tiempo real, programada o activada por un evento, según las frecuencias descritas anteriormente en este artículo.
Sin duplicados: cada escritura es un upsert sobre una referencia de su elección, con modos estrictos de creación y actualización.
Acceso duradero: además de la clave de API, los tokens de actualización son válidos durante 90 días y se renuevan en cada uso.
Registros vinculados: los identificadores de QuickBooks pueden almacenarse en los campos personalizados de Ezus de clientes, proveedores y facturas.
Documentación: referencia pública en api.ezus.io.
Puesta en marcha
Definición del alcance: identifique su edición de QuickBooks, los flujos que desea activar y sus reglas de IVA y divisas.
Acceso a la API: obtenga sus credenciales en Ajustes > Desarrolladores.
Desarrollo y pruebas: asocie sus cuentas contables y sus códigos de IVA, y pruebe los flujos con proyectos reales.
Puesta en producción: active la sincronización en su cuenta de producción y revise con atención su primer cierre mensual.
💡 Próximamente: hay previstas varias mejoras de la API para facilitar este tipo de conector. Incluyen la autorización OAuth en un clic, la sincronización diferencial, nuevos webhooks firmados, la asignación de un pago a una factura concreta, los códigos contables y de IVA por línea, la gestión multidivisa y un entorno sandbox. Actualizaremos este artículo a medida que estén disponibles.